Dzierżawa kopiarki – plusy i minusy
Jeśli w Twojej firmie regularnie wykonuje się kopie różnych dokumentów, sprawna kopiarka jest konieczna, aby prace przebiegały sprawnie i bez opóźnień. Można w tym celu korzystać z usług zewnętrznych – kopiować w punkcie ksero. Na dłuższą metę i przy dużej ilości dokumentów z pewnością nie będzie to jednak opłacalne. Drugą opcją jest zakup kopiarki. Jednak ceny takich sprzętów nie należą do najniższych, a taki wydatek może być dużym obciążeniem dla firmy. Jest też opcja trzecia: dzierżawa kopiarki. Czy warto się na nią zdecydować?
Do zalet takiego rozwiązania należą następujące kwestie:
płaci się wyłącznie za wykonane kopie – nie trzeba pokrywać kosztu zakupu papieru, toneru itd.; zaopatrzenie kopiarki w te materiały leży po stronie właściciela;
nie trzeba martwić się naprawami i konserwacjami – za sprawne funkcjonowanie urządzenia odpowiada właściciel, do którego należy zgłaszać wszelkie usterki (w przypadku poważniejszej awarii udostępniany jest sprzęt zastępczy, więc firma nic na tym nie traci);
nie trzeba jednorazowo wykładać dużej kwoty na zakup sprzętu (dla "młodych" lub niewielkich firm takie ograniczanie dużych wydatków ma bardzo duże znaczenie).
Każde rozwiązanie ma oczywiście również słabsze strony. W przypadku wynajęcia kopiarki są to:
koszty wykonywania kopii – gdy wykonuje się wiele kopii każdego dnia, bez wątpienia koszty są wyższe niż gdyby korzystało się z własnego sprzętu i płaciło jedynie za toner i papier;
fakt, że sprzętu nie można uważać za majątek firmowy, a więc także samodzielnie nim zarządzać (jedynie w zakresie, na jaki zezwala podpisana umowa).
W przypadku firm szukających oszczędności, dzierżawa kserokopiarki wydaje się być bardzo trafnym rozwiązaniem, a minusy nie są żadną przeszkodą. Firmy, które mogą sobie pozwolić na zakup własnego sprzętu, mają więcej możliwości, jednak także powinny rozważyć opcję dzierżawy – chociażby ze względu na większą wygodę.